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Demander des signatures électroniques par TaxFolder de TaxCycle

Mis à jour : 2024-03-11

Vous pouvez envoyer des documents à vos clients pour signature directement de TaxCycle, suivre la réception de ces signatures et les télécharger de TaxCycle. (Pour envoyer un document pour signature à partir du Tableau de bord du client TaxFolder, reportez-vous à la rubrique Envoyer un document pour signature ou approbation de TaxFolder.)

Pour commencer à envoyer des demandes de signature de TaxCycle, configurez d’abord vos paramètres TaxFolder et connectez-vous à TaxCycle avec votre compte TaxCycle. Consultez la rubrique d’aide Démarrer avec TaxFolder.

Cet exemple vous montre comment envoyer la grille de calcul AutRepr pour signature en imprimant qu’un seul formulaire. Vous pouvez utiliser les mêmes paramètres lors de la configuration d’un jeu d’impression ou lors de l’impression d’un modèle ou d’un formulaire différent. Si un formulaire comme le AutRepr fait partie du jeu d’impression, toutes les pages du fichier PDF sont envoyées à TaxFolder avec les champs appropriés du formulaire marqués pour la signature.

Pour consulter la liste complète des formulaires et modèles qui prennent en change les signatures électroniques, veuillez lire la rubrique d’aide Formulaires et modèles qui prennent en charge les signatures électroniques.

  1. Pour les déclarations T1, assurez-vous que le prénom, le nom, le numéro d’assurance sociale, la date de naissance, l’adresse électronique et le numéro de téléphone mobile du client figurent sur la grille de calcul Info. Ces détails sont utilisés pour vérifier l’identité du client lors de la signature du document. Pour T2 et d’autres types de déclarations, TaxFolder utilise l’adresse électronique et le numéro de téléphone mobile de l’agent signataire pour vérifier son identité. Remarque : si votre client ne dispose pas d’un numéro de téléphone mobile, vous pouvez utiliser une ligne fixe pour vérifier son identité. L’appel sera dirigé vers la ligne fixe plutôt que par un message SMS. Toutefois, vous devez le placer dans le champ de téléphone mobile de la feuille de travail Info. (Notez que les numéros de téléphone internationaux de certains pays ne sont pas pris en charge pour le moment.) Vous ne pouvez pas ajouter une personne en tant que membre de l’équipe ET en tant que client en utilisant la même adresse électronique. Si vous devez envoyer des documents pour signature à une personne qui a accès à TaxFolder en tant que préparateur, utilisez une adresse électronique différente.
  2. Accédez à la grille AutRepr et remplissez les champs requis.
  3. Appuyez sur Ctrl+Shift+P, cliquez sur Imprimer/formulaire PDF dans le menu Outils ou cliquez avec le bouton droit sur le formulaire et sélectionnez Imprimer/formulaire PDF. (Si vous configurez un jeu d’impression, cliquez sur le lien modifier pour le jeu d’impression dans la barre latérale Impr. / PDF.)
  1. À partir du menu Imprimante/Sortie, sélectionnez PDF.
  2. Du menu Courriel, sélectionnez TaxFolder.
  3. Du menu Message, sélectionnez Courriel copie client. TaxFolder utilise la ligne d’objet de ce modèle comme ligne d’objet de notification par courriel lors de la demande de signature du client. Le texte du corps du modèle est inclus dans le corps de la notification par courriel.
  4. Du menu NAS/NE, sélectionnez Masquer les cinq premiers chiffres pour brouiller les numéros d’assurance sociale et les numéros d’entreprise sur les formulaires. (Nous vous suggérons fortement d’utiliser cette option lorsque vous envoyez des documents pour signatures.)
  5. Dans le menu déroulant, sélectionnez Demander une signature. Ceci envoie un courriel à votre client lui demandant de fournir sa signature. (Pour obtenir des instructions détaillées sur la signature d’un document, reportez-vous à la section Comment signer un document dans TaxFolder.) 
  6. Cochez Inviter le client à TaxFolder pour envoyer un courriel à votre client contenant des instructions sur la façon de s’inscrire à TaxFolder. Vous pouvez masquer cette case à cocher sur la page TaxFolder dans les options de TaxCycle. Voir la rubrique d’aide Paramètre de notifications de TaxFolder pour en savoir plus.
  7. Si vous souhaitez également envoyer un courriel à votre client lui demandant de télécharger des documents dans son portail client TaxFolder, cochez Demander au client de téléverser des documents.

Boîte de dialogue Imprimer / générer des formulaires

  1. La première fois que vous ajoutez un client à TaxFolder en lui demandant une signature ou pour lui demander de télécharger des documents, le client recevra un courriel lui demandant d’activer son compte TaxCycle. L’activation d’un compte est facultative lors de la signature d’un document, mais elle est requise pour le téléchargement de documents sur le portail client.
  2. TaxFolder utilise toujours l’adresse électronique et le numéro de téléphone dans le champ de numéro de téléphone mobile de la grille de calcul Info pour vérifier l’identité de la personne qui signe le document. Pour inclure des informations permettant de vérifier le signataire du document dans les déclarations T1, sélectionnez Exiger des questions supplémentaires d’authentification basée sur des connaissances.
  3. Dans le menu déroulant, sélectionnez la Langue du contribuable. 
  4. Réglez toutes les autres options PDF au besoin. Pour plus de détails, voir la rubrique d’aide Options de sortie PDF et d’imprimante.
  5. Pour enregistrer ces paramètres et pour les utiliser chaque fois que vous imprimez la grille de calcul AutRepr, cliquez sur le lien Enregistrer ces paramètres pour AutRepr.
  6. L’état actuel de votre connexion à TaxFolder apparaît en bas de la boîte de dialogue. Si nécessaire, cliquez sur Se connecter pour vous connecter à TaxFolder avec votre compte TaxCycle.
  7. La première fois que vous envoyez un document par TaxFolder, il crée automatiquement une mission dans TaxFolder avec le nom du client. Si vous souhaitez associer une demande à une mission existante, sélectionnez le nom du client dans la liste. Vous pouvez également taper dans ce champ pour saisir une étiquette de mission personnalisée.
    • TaxFolder prend désormais en charge les notifications par courriel en français.
    • Si votre client utilise TaxFolder pour la première fois, la première demande sera envoyée avec la préférence linguistique définie ici.
    • Si un client existe, TaxFolder respecte le paramètre de langue dans la boîte de dialogue d’impression pour ces 4 notifications : Demande de signature/approbation, Demander au client de téléverser des documents, Inviter le client à TaxFolder, Partager des documents.
    • Toutes les autres notifications par courriel respecteront la préférence linguistique du client dans TaxFolder.
  8. Cliquez sur Envoyer par l’entremise de TaxFolder pour envoyer le document pour signature.
  9. Le Moniteur d’impression en bas de la barre latérale indique l’état au fur et à mesure que TaxCycle envoie le document pour signature.
  10. TaxFolder envoie un courriel au client demandant sa signature sur le document. Pour en savoir plus sur le processus de signature d’un document, voir Comment signer un document dans TaxFolder. (Vous recevrez également un courriel une fois que votre client aura signé le document.)
  11. Dans TaxCycle, le service de notification est à l’écoute des signatures complétées provenant de TaxFolder. Puis, si TaxCycle est ouvert et connecté au service de notifications, il reçoit ces messages et fait le suivi dans la déclaration. Vous pouvez également vérifier manuellement la présence de notifications ; reportez-vous à la rubrique d’aide Vérification des documents signés.
  12. TaxCycle fait le suivi des tâches et de l’état des demandes de signature électronique dans le flux des travaux du contribuable et met à jour ces tâches lorsqu’il reçoit des messages du service de notification. Une fois que TaxCycle reçoit un message l’avisant que votre client a signé le document, cliquez sur le lien Consultez pour télécharger une copie signée. Lisez la rubrique d’aide Suivi et téléchargement des documents signés.

Les demandes de signature expirent-elles ?

Oui, les demandes de signature expirent au bout de 14 jours. Toutefois, il est possible de renvoyer le courriel si nécessaire. Consultez la rubrique d’aide Paramètres de notifications dans TaxFolder pour en savoir plus.