Dossiers clients

Mis à jour : 2021-11-05

Configurez l'emplacement des fichiers de déclaration de revenus de vos clients ainsi que d'autres paramètres de fichiers de TaxCycle. Ces options se trouvent dans la section Fichiers et dossiers sous Options.

Dossiers magiques pour les fichiers clients

Plutôt que de définir un dossier pour chaque module et chaque année d'imposition, utilisez des variables pour établir une structure de dossiers pour tous les modules et toutes les années des fichiers de déclarations de vos clients. TaxCycle utilise ensuite ce format pour définir l'emplacement des nouveaux fichiers enregistrés, pour trouver les déclarations d'années antérieures lors d'un report et pour suggérer les dossiers suivis dans le Gestionnaire de clients.

1. Dans l'écran Démarrer, cliquez sur Options à gauche dans le panneau bleu. Si un fichier est ouvert, allez au menu Fichier, puis cliquez sur Options. 
2. Dans la partie gauche, développez la section Fichiers et dossiers, puis cliquez sur Dossiers clients.
3. Dans le champ Structure de dossiers, entre un chemin d'accès contenant des variables pour définir la hiérarchie et la convention d'appellation de vos dossiers. Utilisez une barre oblique inverse pour séparer les dossiers parents et les dossiers enfants.
4. À l'installation, le chemin suivant pointe vers votre dossier Documents dans Windows® et organise vos dossiers par type de déclaration et par année : C:\Utilisateurs\{Nom de l'utilisateur Windows}\Documents\TaxCycle Files\{Type de déclaration}\{Année d'imposition} (Voir la section « Exemples de structures de dossiers » ci-dessous, pour voir des exemples de configuration pour les serveurs, les serveurs de stockage en réseau et les services de partage de fichiers.)
5. Votre chemin d'accès peut comprendre tout élément de la liste des variables disponibles. Les variables doivent être inscrites entre accolades { }. Voir la section « Variables disponibles » ci-dessous.
6. Un exemple de la structure de dossiers proposée s'affiche sous le champ pour vous aider à voir les résultats de l'application des variables. Si un fichier est ouvert, l'aperçu utilise les données de ce fichier.
7. Cochez Créer des nouveaux dossiers au besoin lorsque vous enregistrez un fichier pour construire automatiquement la structure de dossiers à mesure que vous enregistrez les déclarations de revenus (c'est ici que la magie intervient!). Si le dossier existe déjà, TaxCycle utilise la structure pour proposer l'emplacement d'enregistrement de votre fichier plutôt que de créer le dossier.
8. Cliquez sur Aperçu des dossiers pour voir la liste des dossiers qui seraient créés au moyen de la structure établie. Voir la section « Aperçu de la structure des dossiers » ci-dessous.
9. Faites défiler l'écran pour ajouter toute exception à la structure de dossiers. Voir la section « Exceptions » ci-dessous.

Exemples de structures de dossiers

Aperçu de la structure de dossiers

1. Cliquez sur Aperçu des dossiers pour voir la liste des dossiers qui pourraient être créés au moyen des variables de la structure de dossiers. (Dans la mesure où vous avez sélectionné l'option Créer des nouveaux dossiers au besoin lorsque vous enregistrez un fichier. Voir ci-dessus.)
2. Cette liste tient aussi compte des exceptions. Voir la section « Exceptions » ci-dessous.
3. Cliquez sur le bouton Créer les dossiers manquants pour créer tout dossier manquant.
4. Cliquez sur le bouton Partager tous les dossiers pour partager tous les dossiers existants à l'aide du partage de dossiers de Windows®.
5. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne dans la liste pour trier la liste en fonction des entrées de cette colonne. Cliquez du nouveau sur cet en-tête pour trier la liste dans l'ordre inverse.
6. Si un dossier n'existe pas, cliquez sur le lien Créer pour placer ce dossier dans le système de fichiers.
7. Cliquez sur Voir fichiers pour ouvrir le dossier dans l'Explorateur Windows®.
8. Cliquez sur Partager pour partager le dossier sur le réseau.
9. Cliquez sur Retirer pour supprimer une entrée de la liste.

Exceptions

Si vous devez pointer une année et un type de déclaration vers un emplacement différent, créez une exception. Les exceptions ont priorité sur la structure de dossiers « magique » s'appuyant sur des variables :

1. Faites défiler la page vers le bas jusqu'à la section Exceptions.
2. Sélectionnez un module et une année.
3. Cliquez sur le bouton Parcourir pour choisir le dossier où les fichiers seront enregistrés. Vous pouvez aussi saisir le chemin d'accès. (Astuce avancée : vous pouvez utiliser dans ce champ les mêmes variables que vous avez utilisées dans la structure de dossiers.)
4. Cliquez sur Ajouter pour ajouter le dossier à la liste.
5. Cliquez sur l'en-tête d'une colonne dans la liste pour trier la liste en fonction des entrées de cette colonne. Cliquez du nouveau sur cet en-tête pour trier la liste dans l'ordre inverse.
6. Cliquez sur Retirer pour supprimer une entrée de la liste.
7. Cliquez sur Partager pour partager le dossier sur le réseau.
8. Cliquez sur Voir fichiers pour ouvrir le dossier dans l'Explorateur Windows.
9. Si vous créez une entrée et que le dossier n'existe pas, cliquez sur le lien Créer pour définir le dossier.
10. Cliquez sur Tout retirer pour effacer la liste d'exceptions..
11. Cliquez sur Restaurer tous les dossiers pour 2016-17 comme des exceptions pour extraire vos dossiers avant de créer les structures de dossier magiques.